مکاتبات بازرگانی چیست؟

برای تجارت هم در واردات و هم در صادرات کالا نیاز به ارتباطات خارجی با افراد مختلف از سایر کشورها غیر قابل انکار است. هر کشوری زبان، فرهنگ، قوانین و آداب خاص خود را دارد که رعایت کردن آن از سوی بازرگانان ضروری است. در مقاله دیگری به نام مهمترین نکات مکاتبات بازرگانی بین المللی چیست؟ به اهمیت مکاتبات بازرگانی و بررسی نقش مکاتبات بین المللی در اعتمادسازی میان بازرگانان پرداخته شده است.

انواع مکاتبات بازرگانی بین‌المللی

مکاتبات بازرگانی بین الملل را میتوان به چهار دسته تقسیم کرد. هر یک از این دسته ها با وجود داشتن شباهت به یکدیگر تفاوت هایی هم دارند که موجب تمایز آن ها میشود. انواع مکاتبات بازرگانی بین الملل عبارتند از:

• نامه های تجاری
• ایمیل های تجاری
• قرارداد های تجاری
• مکاتبه در فضای مجازی و شبکه های اجتماعی

در این مقاله به بررسی ایمیل های بازرگانی و مهترین نکاتی که باید در نگارش آن ها رعایت کنید پرداخته می شود. همچنین در ادامه به قرارداد های تجاری و مهمترین نکاتی که بازرگانان باید در عقد این قرارداد ها رعایت کنند پرداخته خواهد شد. مکاتبه در فضای مجازی  و شبکه های اجتماعی در مقاله دیگری به تفصیل بررسی خواهد شد.

ایمیل تجاری

ایمیل یکی از بهترین راه‌ها و البته سریع‌ترین آن ها برای ایجاد ارتباطات تجاری با طرف‌های خارجی است. از این راه می‌توان به راحتی به تمامی طرف‌های خارجی دسترسی پیدا کرد. هر چند در ایران کمتر از ایمیل برای ارتباط گرفتن استفاده می‌شود، اما این وسیله یکی از اصلی‌ترین راه‌های ارتباطی در اکثر کشورهای جهان است.

شاید ابتدا اینگونه به نظر برسد که ایمیل زدن کار بسیار ساده‌ای است. اما واقعیت آن است که این کار معمولا پیچیده‌تر از نوشتن نامه تجاری است.

مهمترین نکات ایمیل بازرگانی

برخی از مهم‌ترین نکات به هنگام ارسال ایمیل به شرکت‌ها و طرف‌های خارجی عبارت اند از:

1. حتما از ایمیل رسمی شرکت و شخصی حقوقی استفاده کنید
2. ایمیل باید به صورت خلاصه و اصلا نباید طولانی باشد
3. در ایمیل حتما ابتدا خودتان را معرفی و سمت و نام شما مشخص باشد
4. از ارسال ایمیل‌های تکراری، بی‌هدف و کلی خودداری کنید
5. سعی کنید که انتهای ایمیل شما امضای دیجیتال داشته باشد
6. توضیحات بیشتر را در فایل‌های پیوست ارسال کنید
7. در بخش Subject ایمیل حتما عنوانی جذاب و مرتبط را انتخاب کنید
8. در انتخاب واژگان، اصطلاحات و لغات تجاری دقت به خرج دهید
9.  کلیه مکاتبات تجاری اعم از آنلاین و حضوری باید از راه و روش خاص خود پیروی کند. در غیر این صورت امکان گریبان‌گیر شدن شما با مشکلات و دعاوی
10. حقوقی کاملا وجود دارد. قراردادهای تجاری یکی از مهم‌ترین نوع مکاتبات بازرگانی خارجی به شمار می‌روند که هنگام نوشتن آن ها باید نهایت دقت را به خرج داد.

قرارداد های بازرگانی

 یک بازرگان به احتمال زیاد نیاز دارد که در طول حیات کاری خود بارها نسبت به عقد قرارداد های تجاری و بازرگانی با طرف‌های و شرکت‌های خارجی اقدام کند. قرارداد های تجاری می‌تواند در موضوعات مختلفی از قبیل همکاری در ساخت محصول، خرید و فروش کالا و مواردی از این قبیل باشد.

از آنجا که قرارداد بازرگانی یک سند حقوقی محسوب می‌شود، بنابراین در تدوین و عقد آن باید نهایت دقت را به خرج داد. قرارداد مهم‌ترین سندی بوده که طرفین در صورت هر گونه مشکل، می‌توانند در مراجع قضایی مختلف به آن مراجعه و استناد کنند. برخی نهادها از قبیل اتاق‌ بازرگانی بین‌المللی یا اتاق‌های مشترک بازرگانی بین کشورها، مسئول حل اختلاف و دعاوی تجاری بین طرف‌های تجاری هستند.

مهمترین نکات قرارداد های تجاری

نکاتی که در عقد قراردادهای بازرگانی بین‌المللی نباید نادیده گرفته شوند عیارت اند از موارد زیر:

1. نام و مشخصات دقیق طرفین قرارداد کامل و به درستی آورده شود.
2. کالا، محصول یا خدمت مورد تبادل با ذکر جزئیات دقیق مشخص شده باشد.
3.  مشخصات فرد، نهاد یا دادگاهی که باید به اختلافات رسیدگی کند به وضوح گفته شده باشد.
4. شرایط بعد از فسخ قرارداد از جانب یکی از طرفین روشن و صریح ذکر شده باشد.
5. مبلغ قرارداد، چگونگی پرداخت اقساط و نکات مالی با جزئیات و کامل، بدون هیچ ابهامی بیان گردد.
6. تاریخ دقیق شروع و پایان قرارداد به شکل صحیح بیان شده باشد.
7. مشخص شدن مسئولیت‌ها یا تعهداتی که هر کدام از طرفین باید اجرا کنند اهمیت بالایی دارد و نباید جای هیچگونه ابهام و تفسیر به رای باقی بماند.
8. در صورت وجود، مکان و محل اجرای قرارداد، تحویل کالا و … مشخص شده باشد.
9. وضعیت سپرده، مبلغ یا سندی که نشان‌دهنده ضمانت یا حسن انجام کار است، روشن و واضح باشد.
10. در صورت وجود، نکات مربوط به حمل‌ونقل کالا، بارنامه و بیمه کالا و تمام اینکوترمز ها مشخص باشد تا از مشکلات بعدی پیشگیری شود.