مکاتبات بازرگانی چیست؟
برای تجارت هم در واردات و هم در صادرات کالا نیاز به ارتباطات خارجی با افراد مختلف از سایر کشورها غیر قابل انکار است. هر کشوری زبان، فرهنگ، قوانین و آداب خاص خود را دارد که رعایت کردن آن از سوی بازرگانان ضروری است. از آنجا که افراد مختلف دسترسی آسانی به بازرگانان خارجی ندارند، بنابراین بیشتر مکالمات، صحبت‌ها و قراردادهای آنها به صورت مکتوب یا از راه دور انجام میشود. مکاتبات بازرگانی بین المللی شامل نامه‌ها، قراردادها، مکالمات، گفتگوها، نشست‌ها و بسیاری از مواد دیگر است که یک بازرگان جهت صادرات یا واردات کالا باید بتواند انجام دهد. بنابراین از مکالمات ساده شما با یک بازرگان خارجی در شبکه‌های اجتماعی، ایمیل زدن به وی تا عقد قرارداد حقوقی همگی در زمره مکاتبات بازرگانی هستند که نیازمند رعایت اصول و قواعد ویژه ای است.
نقش مکاتبات بین المللی در اعتماد سازی میان بازرگانان
در تجارت خارجی، اعتماد متقابل بسیار با اهمیت است و حرف اول و آخر را خواهد زد و مکاتبات بازرگانی اصلی‌ترین راه برای خلق اعتماد در طرف مقابل یا برعکس موجب سلب اعتماد وی است. از آنجا که دو طرف معامله از فرهنگ‌ها و ملل مختلف آمده اند، بنابراین یک سوءتفاهم ساده نیز می‌تواند موجب سلب اعتمادشان شود. به همین علت مکاتبات بازرگانی بین الملل موضوعی نیست که بتوان به سادگی از آن گذاشت. در بحث مکاتبات تجاری بین المللی نکات زیادی وجود دارد که در این مقاله تلاش می‌کنیم به مهمترین آنها بپردازیم.
انواع مکاتبات بازرگانی بین‌المللی
مکاتبات بازرگانی بین الملل را میتوان به چهار دسته تقسیم کرد. هر یک از این دسته ها با وجود داشتن شباهت به یکدیگر تفاوت هایی هم دارند که موجب تمایز آن ها میشود. انواع مکاتبات بازرگانی بین الملل عبارتند از:
- نامه های تجاری
- ایمیل های تجاری
- قرارداد های تجاری
- مکاتبه در فضای مجازی و شبکه های اجتماعی
نامه‌های تجاری
نامه‌های تجاری را میتوان اصلی‌ترین و البته مهمترین جزء مکاتبات بازرگانی دانست که هر بازرگانی در طول حیات کاری خود ناگزیر به نوشتن آنها نیاز پیدا می‌کند. موضوع نامه‌های تجاری می‌تواند بسیار متفاوت از یکدیگر باشد. اما معمولا چند موضوع مختلف در میان آنها بیشتر دیده میشود مانند معرفی شرکت یا محصول، دریافت کاتالوگ محصول، دریافت نمایندگی شرکت خارجی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و موضوعاتی از این قبیل. از آنجا که یک نامه تجاری سند مکتوب محسوب میشود، بنابراین باید در نوشتن آنها نهایت دقت را به خرج داد. در ادامه به مهمترین نکات هنگام نوشتن نامه‌های تجاری خارجی با اصول مکاتبات بازرگانی بین المللی اشاره کرده‌ایم که رعایت آن ها می تواند کمک شایانی به بازرگانان در نگارش نامه های تجاری و بازرگانی بین المللی باشد.
- مهمترین نکته تسلط به زبان طرف مقابل است چرا که داشتن غلط نگارشی تاثیر بسیار بدی در ذهن خواننده به جای میگذارد.
- باید از قوانین آگاه باشید و بار حقوقی کلمات را در نظر بگیرید.
- لحن نامه شما باید حس مثبتی را به خواننده منتقل کند.
- رسمی بودن نامه و استفاده از سربرگ شرکت شما به این منظور ضروری است.
- برای این که احتمال خوانده شدن نامه افزایش یابد لازم است از عنوان مناسب و جذابی استفاده کنید.
- احترام به هویت ملی، دینی، فرهنگی و زبان خواننده به هیچ عنوان نباید نادیده گرفته شود.
- به جای کلمات پیچیده، چند پهلو و مبهم از عبارات ساده، شفاف و قابل درک استفاده کنید.
- لحن نامه باید رسمی باشد و کاملا عاری از الفاظ محاوره و احیانا بی احترامی باشد.
- اطلاعات تماس خود، شامل تلفن، فکس، ایمیل، فیسبوک و آدرس را فراموش نکنید.
- محتوای نامه ی بازرگانی باید مفید و مختصر باشد و اضافه گویی، پرگویی و کلی گویی دوری شود.
- مشخص و شفاف مخاطب خود را اعلام کنید که نامه را خطاب به کدام شخص حقیقی یا حقوقی مینویسید.
- معرفی محصولات و مشخصات کالایی که خریدار یا فروشنده ی آن هستید، دقیق و با جزییات انجام شود.
- اگر نیاز به ارائه مستندات بود حتما به همراه نامه پیوست شود.
بسته به به موضوع نامه یا مساله مورد نظر بین دو طرف تجاری در نوشتن نامه‌های تجاری ممکن است نکات مختلف دیگری نیز وجود داشته که باید آنها را رعایت کنید. این نکات همانطور که گفته شد به موضوع نامه بستگی خواهد داشت.
در مقاله بعدی به توضیح و بیان نکات مهم در نگارش ایمیل های تجاری، قرارداد های تجاری و مکاتبه در فضای مجازی و شبکه های اجتماعی میپردازیم. با هم همراه باشید.
مرکز مشاوره صادرات و واردات آماده ارایه خدمات تجاری به بازرگانان عزیز می باشد. شما میتوانید برای درخواست مشاوره درباره مکاتبات بازرگانی بین المللی با ما در ارتباط باشید.
