بررسی تخصصی نرم افزار حسابداری تولیدی برای کارگاه کوچک

یک تولیدی کوچک با افق دید باز به چه سیستم‌هایی نیاز دارد؟ آیا نرم افزار حسابداری تولیدی ابری بهترین گزینه برای انتخاب است؟ اغلب تولیدی‌های کوچک، در ابتدای فعالیت خود زیان‌های متعددی را تجربه می‌کنند که بخشی از آن ناشی از محاسبات مالی اشتباه هستند.

کوچک‌ترین اشتباه در محاسبه بهای تمام شده، ضایعات تولید، حقوق و دستمزد و سربار تولید، می‌تواند محاسبات نهایی را دچار اشتباه ساخته و خسارات متعددی را به تولیدی تحمیل کند. از این رو بسیار ضروری است که به‌عنوان یک کارفرما یا حسابدار تشخیص دهید که این مراکز به چه نوع سیستم حسابداری و چه امکاناتی نیاز دارند.

حداقل امکانات موردنیاز برای حسابداری تولیدی

اگر به شفافیت مالی، سودآوری و افزایش راندمان خط تولید خود اهمیت می‌دهید، دقت کنید که نرم افزار حسابداری انتخابی شما، حداقل از پیش‌نیازهای زیر برخوردار بوده و در زمینه آن‌ها اطلاعات کافی را به اشتراک گذاشته باشد:

۱٫     قابلیت تفکیک بخش‌های مختلف مالی

یک سیستم حسابداری تولیدی می‌بایست بخش‌های مالی اصلی تولیدی را از یکدیگر تفکیک ساخته و قادر باشد تا بر اساس بخش‌های مختلف مانند حسابداری، دریافت و پرداخت، خزانه، انبار، تولید، کارکنان و… اطلاعات و گزارش‌ها دقیقی را به اشتراک بگذارد. برای چنین قابلیتی سیستم موردنظر می‌بایست از رابط کاربری ماژولار و قابلیت تفکیک بخش‌های مختلف بهره‌مند باشد.

۲٫     نظارت بر موجودی انبارها در ۳ سطح مختلف

شرکت‌های صنعتی برخلاف شرکت‌های بازرگانی با‌ ۳ موجودی متفاوت و مستلزم مدیریت سروکار دارند:

• انبار مواد اولیه قطعات
• کالای درجریان ساخت
• انبار کالاهای ساخته شده

هریک از این موجودی‌ها هم به صورت فیزیکی هم به صورت دفتری و سیستمی می‌بایست از یکدیگر تفکیک شده و قابل گزارش گیری باشند تا از هرگونه هدررفت مواد و اختلاف حساب جلوگیری حاصل شود.

۳٫     گزارش‌های حسابداری متنوع در سطوح مختلف

یک برنامه حسابداری می‌بایست از بخش‌های مختلف سازمان گزارش‌ها مالی سریع، دقیق و قابل اتکا تولید کند و در اختیار مدیران قرار دهد. درواقع باید مدیران مالی را از محیط وقت گیر و خسته کننده اکسل رهایی بخشیده و محاسبات متداول را در رابط کاربری خود تولید نماید.

۴٫     اعتبارسنجی دقیق بهای تمام شده

چالش بزرگ واحدهای تولیدی، محاسبه دستی یا ناقص بهای تمام‌شده است که مستقیماً روی قیمت‌گذاری و سود خالص اثر می‌گذارد. یک سیستم تولیدی تخصصی باید فراتر از روش‌های ساده، هزینه‌های سربار، دستمزد مستقیم و قیمت مواد اولیه را به‌صورت لحظه‌ای در فرمول‌های حسابداری ادغام کند.

هدف از این محاسبات این است که در پایان هر دوره، دقیقاً بدانید هر محصول چقدر برایتان آب خورده است، نه اینکه صرفاً بر اساس حدس و گمان قیمت‌گذاری کنید.

۵٫     تفکیک و کنترل ضایعات تولید

در هر خط تولید فارغ از محصول نهایی آن، میزانی ضایعات تولید رخ می‌دهد. فرقی ندارد که این ضایعات قابل بازیابی و برگرداندن به چرخه تولید باشند یا خیر، هر تولیدی برای کاهش و کنترل این موارد نیاز خواهد داشت تا میزان، محل وقوع و هزینه‌های ناشی از ضایعات خود را بررسی و بر اساس آن راهکارهای مناسبی را بیندیشد.

۶٫     بررسی و تحلیل فرمول ساخت (BOM)

یک نرم افزار حسابداری ویژه تولیدی می‌بایست حداقل از قابلیت محاسبه میزان مصرف مواد اولیه برای حاصل آمدن یک محصول نهایی برخوردار باشد. چنین گزارشی برای محاسبات سود و زیانی هر تولیدی حیاتی بوده و به تصمیمات مدیریت مهم مثل توسعه یا توقف خط تولید کمک شایانی می‌کند.

۷٫     محاسبه حقوق و دستمزد و سربار تولید

همزمان با محاسبه مصرف مواد، فرایند تولید، ضایعات تولید و بهای تمام شده، یک سیستم حسابداری برای تکمیل شدن محاسبات هزینه‌های تولید می‌بایست حقوق و دستمزد کارکنان را محاسبه کند و برای بررسی دقیق‌تر مخارج تولید، هزینه‌های مربوط به کارکنان مستقیم و غیرمستقیم بخش تولید را تفکیک و در قالب گزارش‌ها مجزا ارائه کند.

مزایای تهیه نرم افزار حسابداری تولیدی تخصصی

پس از معرفی پیش‌نیازهای موجودی در یک سیستم حسابداری تولیدی، نوبت معرفی قابلیت‌ها و امکاناتی می‌رسد که کمتر توسعه‌دهنده‌ای در تبلیغات خود به آن‌ها اشاره می‌کند. در حقیقت وجود چنین امکاناتی می‌تواند تجربه کاربران مالی را تحت تأثیر قرار داده و از چند جهت به سودآوری کسب‌و‌کارتان کمک کند:

• افزایش دقت اطلاعات مالی و شفافیت بخشیدن به ثبت‌ها
• افزایش راندمان نیروهای مالی و حسابدار
• کاهش دوباره‌کاری‌ها و هزینه نیروی انسانی
• جلوگیری از حذف یا افشای اطلاعات مالی
• جلوگیری از اتلاف مواد یا ناترازی اسناد ثبت شده
• جلوگیری از ریسک بروز جرایم مالی و مالیاتی

نرم افزار حسابداری تولیدی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

 اگر قصد دارید تا برند و خطوط تولیدتان را ارتقا دهید، می‌بایست به سراغ سیستم‌های مالی نوین و مقیاس‌پذیر بروید. سیستم‌هایی که از هر نظر نیازهای فعلی و نیازهای آتی محاسباتی کسب‌و‌کار را پوشش داده و توسعه پذیری خوبی داشته باشد.

 برنامه انتخابی شما ضمن امکانات متداول سیستم‌های حسابداری، به  ویژگی‌های حیاتی زیر باید مجهز باشد :

رابط کاربری آنلاین و ابری

یک رابط کاربری ابری بدون تحمیل هزینه‌های گزاف، چند مزیت اساسی را در اختیارتان قرار می‌دهد:

• امکان دسترسی به اطلاعات مالی در هر زمان و مکان
• اتصال همزمان بی‌نهایت کاربر و تخصیص نقش‌های مختلف
• امنیت فوق‌العاده بالا به لطف پشتیبان‌گیری خودکار از داده‌ها
• به‌روزرسانی و پشتیبانی باکیفیت و بدون دردسر
• ارائه گزارش‌ها مالی در کسری از زمان

بی نیازی از نصب و سخت افزار خاص

خوشبختانه سیستم‌های حسابداری ابری هیچ نیازی به نصب نداشته و در کارکرد خود به هیچ سخت افزار یا سیستم عامل خاص محدود نمی‌شوند. درواقع کاربران این سیستم‌های برای دسترسی به اطلاعات مالی خود تنها به یک اینترنت پایدار و مرورگر اینترنتی نیاز دارند و قادر هستند تا با گوشی یا تبلت خود نیز فرایندهای معمول حسابداری را انجام دهند.

رابط کاربری ماژولار و مقیاس پذیر

رابط کاربری ماژولار واحد مالی شما را از رهگیری‌های چندباره و دردسرساز ناشی از کار با سیستم‌های جزیره‌ای رها می‌کند. درواقع چنین سیستم اطلاعات مالی واحدهای مختلف را یکپارچه ساخته و دقت عملیات حسابداری را تا حد قابل توجهی ارتقا می‌بخشد. بنابراین بهتر است سیستم حسابداری یک تولیدی از تمامی ماژول‌های زیر بهره‌مند باشد:

• ماژول تولید
• ماژول انبارداری
• ماژول حسابداری
• ماژول حقوق و دستمزد
• ماژول خزانه (نقد و بانک)
• ماژول بازرگانی (دریافت و پرداخت)

امکان تعریف انواع فرمول تولید و سیستم جذب سربار

سیستم‌های حسابداری تخصصی امکان نظارت و اشراف کامل بر فرایندهای تولید و هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم تولید را فراهم می‌کنند. هرچه نرم افزار انتخابی از عمق بیشتری برخوردار باشد و گزارش‌های متنوع‌تری را نیز در این خصوص ارائه کند، این اشراف را تقویت بخشیده و پایبندی به اصول مالی را نیز میسرتر خواهد کرد.

اتصال به سامانه های مالیاتی و تأمین اجتماعی

هرساله تمرکز بر روی دادوستدها و پرداخت مالیات‌ها بیشتر می‌شود و همین مسئله سبب می‌شود تا تولیدی‌ها بیش از سایر کسب‌و‌کارها در زیر ذره‌بین نهادهای مالیاتی و قانونی قرار بگیرند. خوشبختانه نرم افزارهای نوین با علم بر این مسئله، قابلیت‌های مرتبطی مانند اتصال راحت به سامانه مودیان، اتصال به دفاتر الکترونیکی و خروجی تأمین اجتماعی را فراهم ساخته تا مستندسازی و رهگیری پرداخت‌های قانونی و مالیاتی بیش از همیشه آسان شود.

دمو و مشاوره خرید رایگان

یک رابط کاربری با دموی رایگان به شما اجازه می‌دهد تا بدون نگرانی و با دقت تمام، امکانات، مزایا و معایب یک سیستم حسابداری را بررسی کنید. درواقع تنها از طریق بررسی شخصی می‌توان به این نتیجه رسید که سیستم موردنظر قادر به برطرف کردن نیازهای واحد تولیدی است یا خیر.

تولیدی های برتر چگونه از امکانات نرم افزارهای ابری بهره میبرند؟

مدیران تولیدی های برتر، با علم بر جهت حرکت بازار و تغییرات ماهیت کسب‌و‌کارها، همواره تجهیزات مدیریتی خود را به‌روز نگه می‌دارند. این مدیران به اهمیت داده‌های مالی واقف بوده و برای شفافیت بخشیدن به آن‌ها از هیچ هزینه‌ای دریغ نمی‌کنند.

یکی از مواردی که مدیران موفق امروزی بر روی آن‌ها سرمایه‌گذاری ویژه‌ای می‌کنند، نرم افزارهای حسابداری ابری هستند. این سیستم‌ها از طریق کاهش خطاهای محاسباتی، کاهش دوباره‌کاری‌ها و سایر موارد زیر، هزینه‌های ناشی از نگهداری سیستم‌های آفلاین را کاهش داده و سلامت مالی کسب‌و‌کار را نیز تا حد چشمگیری افزایش می‌دهند:

• حذف هزینه خرید و نگهداری سخت افزارها و سرورهای گران‌قیمت
• کاهش هزینه نیروهای مالی و حسابداری با اتوماسیون فرایندهای تکراری
• امکان جذب و استخدام نیروی حسابدار دورکار و پاره وقت
• کاهش ریسک حذف، سرقت و افشای اطلاعات حساس مالی
• کاهش ریسک بروز جرایم مالیاتی ناشی از حذف اطلاعات مالی

پلتفرم‌های ابری از هر نظر توجیه اقتصادی داشته و موردتایید مدیران مالی هستند. درواقع  هم صرفه اقتصادی دارند و هم می‌توانند از طریق افزایش شفافیت مالی و تولید گزارشات جامع و حرفه‌ای به صورت مستقیم در سودبخشی کسب‌و‌کارهای تولیدی نقش ایفا کنند.

نیما مهاجر: کارشناس تولید محتوای مالی و حسابداری