برون سپاری ؛ تعاریف، علل، زمینه ها

چرا به برون سپاری نیاز داریم؟

امروزه ضمن اجرای عملیات در داخل سازمان ها، بحث برون سپاری و سپردن کارها به دیگران هم به شدت مطرح است. در گذشته شاید اجرای همه ی فعالیت ها در یک سازمان مقرون به صرفه بود ولی به تدریج همراه با پیشرفت علوم، فنون، فناوری، بالارفتن هزینه ها، کاهش منابع و افزایش سرعت ارتباطات، تنوع و گستردگی و پیچیدگی فعالیت ها به گونه ای شکل گرفته است که امروزه دیگر اجرای همه ی فعالیت ها درون یک نظام سازمانی نه تنها به صرفه نیست، بلکه در پاره ای موارد اصولا غیرممکن است. از این رو سپردن کارها به متخصصین خارج از سازمان و تامین بهینه منابع مورد نیاز، در زمان حاضر یک ضرورت به شمار می رود و اجتناب ناپذیر است.

همانند هر پدیده ای که به همراه خود تغییراتی در کلیه امور و فعالیت های یک سازمان به وجود می آورد، برون سپاری نیز در سال های اخیر باعث به وجود آمدن مشاغل و ساختار های جدید در سازمان و در مجموعه نظام اقتصادی کشور ها شده است. امروزه بسیاری از شرکت ها با تمرکز بر یک تخصص یا مهارت ویژه، فقط و فقط برای ارائه خدمات به مجموعه های بیرون از خود فعالیت می کنند. تحقیقات نشان می دهد که منافع حاصل از برون سپری برای بسیاری از کشور ها و شرکت های بزرگ بزرگ، بسیار زیاد بوده و مهمترین آن صرفه جویی در وقت، هزینه، ارتقای کیفیت و آزاد سازی منابع داخلی به منظور استفاده بهینه از آن ها بوده است.

تعاریف مختلف برون سپاری

در اولین تعریف: برون سپاری انتقال یا نمایندگی دادن به یک تامین کننده خدمات یا عملیات، همراه با مدیریت روز به روز فرآیند کسب و کار می باشد. بر این اساس مشتری خدمات مشخص تری را درباره ی موضوعات فرآیند مرتبط با کسب و کار دریافت می کند که مجموعه ی آن ها، فرآیند کسب و کار را تکمیل می نمایند.

در تعریف دیگر، برون سپاری بدین معناست که کارکنان بخشی از خدمات شرکت را به بیرون سپرده و در حقیقت، خود از فرآیند خارج می شوند و این کار توسط تامین کنندگان خدمات اجرا می شود. بدین ترتیب، بخشی از وظایف یک سازمان از داخل به خارج از سازمان منتقل می گردد و توسط دیگران انجام می گیرد. هدف از برون سپاری عبارت است از کاهش هزینه ها، افزایش کیفیت یا آزادسازی برخی منابع شرکت برای تخصیص آن به اموری که دارای اولویت بیش تری می باشد.

در تعریف دیگری آمده است که برون سپاری یعنی واگذاری تمام یا بخشی از مسئولیت های یکی از واحد های سازمان به یک عرضه کننده بیرون از سازمان یا پیمانکار. پیمانکار اغلب -اما نه همیشه- منابع سرمایه ای لازم را خریداری و کارکنان لازم را استخدام می کند و به انجام کار می پردازد.

علل برون سپاری چیست؟

واقعیت این است که امروزه دیگر برای هیچ سازمانی به صرفه نیست –بلکه غیر ممکن است. که همه ی قطعات و مجموعه های مورد نیاز کالای تولیدی خود را در یک جا تولید کند. این مفهوم در تولید خودرو به بهترین شکل مطرح است، تا جایی که تعریفی که امروزه از یک شرکت خودروسازی می شود این است که «شرکتی است که دانش طراحی و خط مونتاژ را دارا باشد».

فرآیند برون سپاری از اندیشه ی استفاده ی بهتر از منابع در اختیار یک شرکت خودروسازی و کاهش هزینه ها شکل گرفت. قطعه سازی برای کارخانه های بزرگ اتومبیل سازی با قیمت های پایین تر توسط کارگاه ها یا شرکت های کوچک که به سبب تولید انبوه و صرفه جویی های ناشی از آن و کاهش هزینه های سرباری دارای بهره وری بالاتری بودند، شروع شد. این فرآیند سپس به مجموعه سازی تسری پیدا کرد و شرکت های کوچک به شکل خوشه برای تامین خدمات و قطعات و مجموعه ها برای شرکت های بزرگ تشکیل شدند. خوشه های صنعتی، اجتماعی از شرکت های به هم مرتبط در داخل یک منطقه ی جغرافیایی هستند.

مدیریت زنجیره تامین به صورت یک نظام تامین و تدارک یا لجستیک، با تکیه بر روابط و ارتباطات و استفاده از نظام های اطلاعاتی پیشرفته، به گونه ای سازمان یافته بر محور بهبود کیفیت و نیز با تاکید بر نوع تجارت الکترونیک B2B شکل گرفتند.

زمینه های برون سپاری

امروزه برون سپاری در حوزه های خدمات گسترش بسیاری یافته است و سازمان ها، خمات مختلف مورد نیاز خود را با تحقیقات و بررسی هایی که انجام می دهند، به دیگر سازمان ها محول می کنند و خود، همه ی توان و امکانات خود را در زمینه تخصصی خود متمرکز می نمایند. از جمله این خدمات می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تامین نیروی کار مورد نیاز
• خدمات مالی
• خدمات نگه داری و تعمیرات
• خدمات حمل و نقل
• خدمات نگه داری اماکن و ساختمان ها
• خدمات خرید و تامین
• خدمات آموزشی
• خدمات ایمنی و حفاظت
• امور تغذیه
• خدمات نظافت
• فعالیت های پستی
• چاپ و تکثیر
• خدمات باغبانی و حفظ فضای سبز
• و…

این خدمات دامنه گسترده ای دارد و هر سازمانی بنا به ماهیت و امکاناتی که دارد، اولویت بندی برون سپاری با توجه به الزاماتی که دارد شکل می گیرد. فرآیند مهندسی مجدد در سازمان ها و کوچک سازی سازمان (یا آنچه که اصطلاحا downsizing  نامیده می شود) نیز، مفاهیم و موضوعاتی که در کنار برون سپاری شکل گرفته اند. انتخاب پیمانکار یا مجری برون سپاری نقش بسیار مهمی در ارتباط با دست یابی به اهداف و صحت عملکرد آن ها دارد که باید به آن قویا توجه شود.

در مقاله بعدی irexportex  به روش های برون سپاری یا پیمان سپاری و ارزیابی آن خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.