روش‌های برون سپاری و ارزیابی آن
پیمان سپاری به چه روش هایی انجام میشود؟ چه مراحلی دارد و چطور ارزیابی میشود؟
روش های برون سپاری
پیمان سپاری یا برون سپاری شامل چهار روش اصلی می‌باشد:
برون‌سپاری پروژه‌ای: برون‌سپاری پروژه‌ای معمول‌ترین شیوه‌ای است که روزانه با آن سروکار داریم. شرکت‌ها متناسب با نیازشان پروژه‌ها را برون‌سپاری می‌کنند و کارهایشان را به انجام می‌رسانند. فرقی نمی‌کند پروژه فیزیکی باشد یا در بستر وب انجام شود. وقتی صحبت از پروژه میشود به معنای استخدام موقت نیروی کار است.
برون‌سپاری حرفه‌ای: در این شیوه از برون‌سپاری، تقریبا همه موارد و وظایف را به فرد یا تیم خاصی محول می‌کنید که تخصص خاصی دارد و شما کاری با شیوه انجام پروژه ندارید. آنها موظفند نتیجه مورد نظر را در مدت زمان مشخص شده تحویل دهند و در ازای آن مبلغ مورد توافق را دریافت کنند. این شیوه برون‌سپاری حد و مرزی ندارد و میتواند برای انجام یک کار فیزیکی مورد استفاده قرار گیرد یا برای یک فرآیند بازاریابی با هر چیز دیگر. مثلا ساخت یک جاده یا حساب‌رسی یک شرکت.
برون‌سپاری IT: در زمینه فناوری و اینترنت برون‌سپاری جا افتاده‌تر است. شرکت‌های بزرگ فناوری می‌توانند پروژه‌های بزرگ خود را برون‌سپاری کنند و اداره هر بخش از امور را به افراد یا شرکت‌های دیگری بسپارند. از این جهت که بیشتر کارها در بستر اینترنت قابل انجام‌اند، برون‌سپاری آی تی یکی از پر طرفدارترین‌هاست. این شرکت‌ها می‌توانند افراد را استخدام کنند و از راه دور کار کنند یا آنکه پروژه‌ها را تعریف کنند و در نهایت کار انجام شده را تحویل بگیرند. این کار حد و مرزی ندارد و فریلنسینگ یکی از زیر شاخه‌های برون‌سپاری IT است.
برون‌سپاری ساخت یا تولید: این روش برون‌سپاری به شما اجازه می‌دهد تا شرکتی را جهت تولید کالای مورد نیازتان استخدام کنید. بنابراین یک کارخانه یا شرکت را استخدام می‌کنید تا کالای مورد نیاز شما را تولید کند. کاری که بسیاری از شرکت‌های بزرگ انجام می‌دهند. مثلا کمپانی‌های تولید گوشی هوشمند شرکت‌هایی را در چین استخدام می‌کنند تا محصولات‌شان را تولید کنند. مهمترین مزیت این کار صرفه‌جویی در هزینه‌های تولید و نیروی کار انجام است.
برون سپاری چه مراحلی دارد؟
پیمان سپاری به طور کلی پنج مرحله اصلی دارد. این مراحل عبارتند از:
- تحلیل نیازها: در ابتدای کار باید نیاز سنجی سازمان انجام شود سپس باید به تحلیل این نیاز ها پرداخت تا صورت مسئله روشن شود و اهداف سازمان از برون سپاری مشخص شود.
- ارزیابی تأمین کنندگان بالقوه: برای هر نیاز تعریف شده در سازمان به صورت بالقوه تامین کنندگانی وجود دارند که باید با توجه به شرایط سازمان بهترین تامین کنندگان را شناسایی و لیستی از آن ها تهیه کرد.
- مذاکره و مدیریت قرارداد: با استفاده از لیست تهیه شده در مرحله قبل که به شناسایی تامین کنندگان پرداختیم، در این مرحله باید با آن ها وارد مذاکره شد و پس از چند مذاکره به عقد قرارداد با بهترین گزینه پرداخت.
- انتقال کار به تأمین کننده: پس از عقد قرارداد و قبول تمام شرایط باید تمام نیازمندی های پروژه به تامین کننده سپرده شود و کار کاملا به وی منتقل شود.
- مدیریت روابط با تأمین کننده: پس از عقد قرارداد و واگذاری کار به تامسن کننده باید بتوانید روابط خود را با تامین کننده حفظ و پروژه را مدیریت کنید. مدیریت روابط با تامین کننده مهمترین مرحله برون سپاری است که نقش تعیین کننده ای در نتیجه کار دارد و اگر به درستی صورت نگیرد میتواند باعث تخریب کل فرآیند شود.
ارزیابی برون سپاری
فلسفه بنیادین برون سپاری این است که از بهترین مهارت ها، مناسب فرصت ها و درست ترین داده ها با بیشترین دلبستگی ها بهره گیری شود. در همین چارچوب برجسته ترین دلایل و اهداف برون سپاری را می توان به شرح زیر بر شمرد:
- کاهش و کنترل هزینه های عملیاتی
- بهبود تمرکز سازمانی بر موضوعات ویژه، تخصصی و اصلی
- دستیابی به قابلیت هایی که سازمان بتواند در زمره شرکت های جهانی قرار گیرد
- آزاد سازی منابع درون سازمانی برای استفاده از آن ها در بخش های دیگر و سایر هدف ها، برای افزایش بهره وری
- شناخت و دستیابی به تخصص برتر پیمانکاران و نبودن امکانات و منابع لازم در داخل سازمان
- دست یابی به منافع حاصل از مهندسی مجدد
- تعیین موضوعات غیر قابل کنترل یا غیر قابل مدیریت کردن
- جذب منابع سرمایه ای
- تقلیل و تسهیم مخاطرات
- جلوگیری از ریزش نقدینگی
نقاط قوت و مزایای برون سپاری
مهمتریم مزایای برون سپاری را می توان به شرح زیر برشمرد:
۱) بهبود نتایج مالی شامل:
- کاهش هزینه های سرباری
- کاهش هزینه خدمات
- کاهش سرمایه و افزایش نرخ بازده
۲) بهبود نتایج تجاری شامل:
- تمرکز بهتر مدیریت ارشد بر قابلیت های اصلی
- فناوری، کارایی و مدیریت بهتر پیمانکار
نقاط ضعف و معایب برون سپاری
برون سپاری هم مانند هر موضوع دیگری به رغم مزایای زیادی که دارد نقاط ضعف و معایبی هم دارد. مهمترین معایب برون سپاری عبارتند از:
۱٫ کاهش کنترل
- دشواری کنترل پیمانکار در مقایسه با کنترل راحت تر کارکنان
- وابستگی سازمان به پیمانکار
۲٫ کاهش انعطاف پذیری
- مدت طولانی قرارداد های برون سپاری
- تغییر در شرایط کاری سازمان در طول زمان
- دشواری بازگشت به شرایط پیش از برون سپاری
۳٫ تاثیر روی کارکنان
- دشواری های انتقال نیروی انسانی
- کاهش احساس امنیت شغلی در کارکنان
۴٫ افزایش هزینه ها
- در نظر گرفتن سود از سوی پیمانکاران
- نیاز به سازماندهی یک تیم برای نظارت بر پیمانکار
- تغییر ماهیت هزینه ها
- افزایش ریسک از نظر مالیات ها
با مطالعه این مقاله و مقاله تعاریف برون سپاری، علل و زمینه های آن شما درک جامعی از برون سپاری خواهید داشت و میتوانید تصمیم درستی در رابطه با استفاده یا عدم استفاده از برون سپاری در پروژه های خود بگیرید و جوانب مختلف آن، مانند مزیت ها، مضرات، فرصت ها و تهدید های را برای هر پروژه ی منحصر به فرد بسنجید.
